目的と適用範囲
本マニュアルは、当社が事業運営において取得・保管・利用する個人情報および機密情報を適切に管理し、漏えい・滅失・改ざん・不正使用等を防止することを目的とする。
本規定は、宿泊・BBQ・飲食・教育・研修などすべてのサービスに関わる顧客情報、従業員情報、取引先情報を対象とする。
定義
- 個人情報：生存する個人に関する情報であり、氏名・住所・電話番号・メールアドレス・マイナンバー・履歴書等、特定個人を識別できる情報。
- 要配慮個人情報：健康情報・信条・マイナンバーなど、漏えいした場合の影響が特に大きいもの。
- 機密情報：経営・財務・技術・顧客・人事・ノウハウなど、社外秘とされる情報。
取得元別分類
- OTA予約情報（楽天トラベル、じゃらん等）
- 電話・メールでの宿泊／飲食予約
- 従業員履歴書・マイナンバー
- 教育・研修参加申込情報
第3章：取得・利用・保存の原則
第1条：取得方法と同意
- 個人情報は、利用目的を明示し、本人の同意を得て取得する。
- OTA経由情報はOTA規定に準拠し取得。
- 電話・メール予約時は、情報取得の同意を明確に取得。
第2条：利用目的
取得した個人情報は以下に限り使用する：
- 宿泊・BBQ・食事・研修予約管理
- 緊急連絡・案内通知等
- 雇用管理（履歴書・マイナンバー）
- 研修・教育の参加者管理・証明発行
保管・管理体制
第1項：予約情報
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区分 |
保存形式 |
管理責任者 |
保管期限 |
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OTA予約 |
OTA管理画面 |
宿泊責任者 |
OTA規定に準拠 |
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電話予約 |
紙台帳＋スプレッドシート |
受付担当者 |
2年間 |
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メール予約 |
予約専用メールフォルダ |
営業管理 |
2年間 |
- 紙媒体：鍵付きキャビネット保管
- 電子データ：パスワード付きフォルダに保存
- 閲覧制限：予約管理担当者・マネージャーに限定
第2項：従業員情報
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種別 |
保存形式 |
管理責任者 |
保管期限 |
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履歴書 |
紙書類 |
総務担当 |
退職後5年まで保管 |
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マイナンバー |
暗号化ファイル・鍵付き保管 |
総務責任者 |
利用後速やかに廃棄 |
- マイナンバーは税・社保手続き以外には利用禁止
- NDA未締結者による閲覧禁止／アクセス制限の徹底
安全管理措置
技術的措置
- スプレッドシート等にはアクセス権設定
- マイナンバー・履歴書データはAES256暗号化
- 週1回以上のバックアップを実施
物理的措置
- 書類類は施錠保管、事務所は営業時間外施錠
- 個人情報保存棚・サーバーは立入制限区域に設置
組織的措置
- 社内研修（年1回以上）を義務化
- 業務マニュアル、報告フロー、NDA確認リストを常設
第三者提供・外部委託
- 原則、個人情報の第三者提供は禁止
- 公的機関からの要請を除き、本人同意を取得すること
- 外部業者（OTA、清掃、研修委託等）とは秘密保持契約書を締結
漏洩・紛失時の対応
- 発覚時には即時、直属の上長および代表へ報告
- 被害範囲の特定、本人通知、行政報告を行う
- 再発防止策（管理体制・教育・設備）の速やかな整備
- 報告書フォーマットに基づき社内報告書を作成・保存
付録・様式一覧
- 個人情報取得同意書（宿泊・研修用）
- クレーム・事故報告テンプレート
- OTA操作マニュアル（楽天・じゃらん等）
- 個人情報台帳テンプレート（Excel）
- 情報漏洩報告フロー図
情報漏洩報告フロー図（社内通報・初動対応）
vbnet
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【STEP 1】漏洩・紛失・不正アクセスの発見
【STEP 2】速やかに直属の上長へ口頭またはメールで報告
【STEP 3】上長は総務責任者・情報管理責任者へ連絡（即日）
【STEP 4】代表者への報告・判断
┗被害の範囲確認・初期対応方針決定
┗社用端末・ネットワークの遮断／証拠保存
【STEP 5】関係部署へ指示（再発防止含む）
【STEP 6】対象者（顧客・従業員）への通知準備
┗通知文の作成・連絡体制の整備
【STEP 7】所轄官庁へ報告（必要時：個人情報保護委員会 )
┗法律に基づく届出または事後報告
【STEP 8】社内報告書の作成・保存
┗事故原因・対応経過・再発防止策を明記
秘密保持と従業員の誓約
第1条：秘密保持契約（NDA）の締結
- 正社員・契約社員・アルバイト・外注・研修講師など、すべての業務従事者と入社時にNDAを締結
- NDA対象情報
- 個人情報（顧客・従業員・予約）
- 事業情報（売上・計画・パートナー情報）
- ノウハウ・技術情報・運営資料
- 社内資料・画像・文書・チャット履歴 など
第2条：従業員の誓約事項
- 業務中に知り得た情報の社外漏洩禁止
- SNS等での業務内容や顧客情報の開示禁止
- 無断の資料・画像持ち出し禁止
- パスワード共有禁止、退職後も秘密保持継続義務
第3条：違反時の対応
- 違反が確認された場合の処分：
- 厳重注意／訓告／出勤停止／懲戒解雇
- 損害賠償請求／刑事告発
第4条：秘密保持関連書式（社内備付様式）
- 【様式1】秘密保持契約書（従業員用）
- 【様式2】秘密保持契約書（委託・アルバイト用）
- 【様式3】秘密保持誓約チェックリスト
- 【様式4】退職時 機密情報返却・削除確認書
研修と監査
- 新入社員・契約者は入社時に個人情報研修を受講し、誓約書を提出すること
- 研修記録と出席リストは研修責任者が保管（例：武山担当）
- 年1回、社内コンプライアンスチェック（簡易監査）を実施し、必要に応じて外部レビューを導入する
補足
- 本マニュアルは、2025年5月時点の個人情報保護法／労働基準法／マイナンバー法等に準拠し作成
- 改定・運用見直しは毎年度実施し、役職者・法務・顧問社労士との連携を図る